第一章 总 则
第一条 为提高办文质量和公文处理效率,保证公文处理工作规范化、制度化,根据《中国科学院公文处理办法》(科发办字〔2012〕86 号),结合我所实际情况,制定本实施细则。
第二条 本细则中的公文包括由研究所在履行法定职能和处理公共事务过程中印发的公文,以及研究所及其部门收到的外单位公文。
第三条 公文处理工作包括收文办理、发文办理、公文处置、公文借阅、公文归档等。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 综合办公室是公文管理的归口部门,并对全所的公文处理工作进行业务指导和督促检查。综合办公室机要文书人员和电子公文管理人员(以下统称“公文管理人员”)负责研究所所级层面的纸质公文和电子公文的管理;所内各部门应指定专人负责本部门相关公文的处理工作。
第二章 发文办理
第五条 发文办理的主要程序包括起草、审核、签发、核校、印制、分发。
第六条 公文起草。公文由部门负责起草,应做到文种正确、格式规范、内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练。
第七条 内容审核。公文起草完成后,应由起草部门负责人对公文内容进行审核,再送综合办公室核稿。如核稿人有修改意见,应及时与起草部门负责人进行沟通确认。如公文内容与国家有关规定不符或与研究所其他规定相矛盾或不一致的,应将公文退至起草部门修改完善。
第八条 公文签发。以研究所的名义发文,由所主管领导签发;重要的上行文由研究所主要负责人签发;其中重要文件应由相关多名分管领导会签。以所党委、所纪委、所工会等名义发文,由对应的委员会或组织的负责人签发。签发领导认为公文需修改的,可将公文退至综合办公室交起草部门重新拟定。
第九条 公文核校。公文管理人员负责在公文印制前对公文的审批手续、文字符号、文种、格式等进行复核校对。需对文字符号或格式进行修改的,应与起草人及起草部门负责人进行核实;需对内容进行修改的,应报原签批人复审。严禁擅自修改经领导审核后的文稿内容。
第十条 公文印制。核校后的公文需由公文管理人员确定发文字号后方可印制。公文管理人员要保证印刷质量,做到字迹清晰,卷面清洁整齐,加盖公章时应履行相应手续。
第十一条 公文分发。公文印制完毕后,公文管理人员应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后发送至拟稿部门。为倡导绿色办公,所内印发的纸质公文主要用于满足存档、保密、上报等工作需要,拟稿部门负责将电子公文在所内网公布,并通过电子邮件将其发送给所领导、各部门负责人和相关人员传阅。
第三章 收文办理
第十二条 收文办理的主要程序包括签收、初审、传阅、承办、反馈、督办。
第十三条 公文签收。综合办公室负责研究所公文的统一签收。纸质公文由机要文书人员负责签收,ARP公文由电子公文管理人员负责签收。收发室应在收到公文信函的当日内完成分发,各部门收到公文信函后应及时进行处理和办理相关事项,并在第一时间将其原件或复印件送达机要文书人员签收,签收人应向送达人返回签收单。如有需要,收文部门可在将公文送达机要室前按相关规定对重要信息进行记录或复印留存。
第十四条 收文初审。公文管理人员应按公文性质对公文进行分类、编号和登记,填写公文处理单后送综合办公室主任进行初审。综合办公室主任根据公文的内容、要求,确定文件的阅览范围和拟办意见。重要的文件可先呈主管领导批示。急办的业务性、事务性公文,可先送有关业务部门办理。
第十五条 公文传阅。公文管理人员根据拟办意见或领导批示意见及时将公文分呈相关人员阅悉。如所领导有批阅意见,应在公文处理单上进行记录。阅文人员的范围应按公文要求和领导批示意见严格控制,阅文人员不得随意传阅公文或向不应知悉人员透漏公文信息。
第十六条 文件事项承办。对于办件或有明确批阅意见的公文,公文管理人员应及时将公文及批阅意见送达至相关部门承办,由承办部门负责人或指定的专人负责签收并返回签收单。涉及多个部门承办的,由主办部门负责签收,并告知协办部门。对于电子公文,公文管理人员应通过邮件、电话等提醒和敦促承办部门按期完成待办事项。
第十七条 结果反馈。承办部门负责人应跟踪本部门承办事项的完成情况,并将完成情况向分管领导或有批阅意见的领导进行汇报,同时向公文管理人员进行回告。如办理确实存在困难的,可向分管领导提出改办或缓办意见,并报综合办公室备案,分管领导据此提出新的批示后再由部门依照重新承办。
第十八条 事项督办。综合办公室主任应根据签收单主动了解重要办件或有领导批阅意见办件的完成情况,对重要事项进行督办,随时掌握待办事项的完成进度和质量,确保待办事项按期完成。对未能按期完成的,综合办公室应向承办部门发送督办单,敦促其提交书面报告,陈述未完成的缘由、请示结果及处理意见。
第四章 处置、借阅、归档
第十九条 所有公文应交由机要室统一处置,任何个人不得随意销毁公文。
第二十条 公文存放于机要室集中保管。如因工作需要需查阅公文时,应经部门负责人批准后查阅。会议纪要等重要文件的查阅还须报分管领导批准后,方可查阅。
第二十一条 公文一般不外借。确需借出时,应经部门负责人提出申请,报主管领导批准后,办理借阅登记手续。归还时机要人员应严格检查,如发现有丢失、缺页、失密等现象要及时报告领导,追究当事者的责任。
第二十二条 各部门在公文处理过程中应按档案管理规定做好公文的归集、整理和预立卷,办文完结或年终审核后统一交机要室归档。
第二十三条 公文管理人员与各部门指定的公文处理人员应妥善保管公文,防止丢失、泄漏,同时不得擅自对外扩散、透漏公文信息。
第五章 责任追究
第二十四条 在公文处理过程中如出现如下情况之一的,应追究相关责任人的责任:
1.处理公文不及时,导致决定、决议、要求等不能落实或延误落实而造成损失或产生负面影响;
2.擅自扩散、透漏公文信息,造成损失或产生负面影响;
3.未按公文要求完成工作或工作中出现错误,造成损失或产生负面影响;
4.在公文办理过程中各部门之间工作协调不到位,造成损失或产生负面影响。
第二十五条 对公文处理相关责任人进行责任追究时,应根据所造成的损失大小或产生负面影响的程度采取不同方式进行:
1.造成局部的损失或较小负面影响的,对责任人进行诫勉谈话,并责令其作出书面检查;
2.在研究所层面造成损失或负面影响的,取消责任人评先评优资格或降低一级考核档次,并对其行为进行通报批评;
3.造成重大损失或产生极坏影响的,对责任人进行停职检查或调离工作岗位。
第二十六条 责任追究的程序按照《中国科学院武汉物理与数学研究所管理部门工作问责制(试行)》(科物数字〔2011〕40 号)规定执行。
第六章 附 则
第二十七条 涉密公文及电子公文的具体处理程序与要求按研究所保密管理和电子公文管理的相关规定执行。
第二十八条 本细则由综合办公室负责解释。
第二十九条 本细则自印发之日起施行。原《中国科学院武汉物理与数学研究所公文管理工作实施细则》(科物数字〔2010〕 94号)同时废止。