第一章 总 则
第一条 为落实国家与中国科学院关于推进科技领域“放、管、服”的要求，进一步加强我所会议费管理，节省会议费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）和《中国科学院会议费管理办法（试行）》（科发〔2016〕103号）的要求，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所指会议是由研究所主办或承办，且在国内召开的以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的各种会议，包括学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
第三条 研究所举办会议应坚持“实事求是、厉行节约、规范简朴、务实高效”的原则，实行分类管理。召开的行政管理类会议应严格控制数量和规模，由综合办公室归口管理；召开的科研业务类会议应按照科研教学活动的需求确定会议数量、天数与规模，由业务归口部门管理。
第四条 综合办公室负责会议管理办法的制定或修订。会议举办部门负责会议计划编制与组织实施。会议归口管理部门负责会议计划审核。财务部门负责会议费预算执行管理与报销审核。纪检监察部门负责对会议费管理和使用进行监督检查。
第二章 会议费开支范围与标准
第五条 各部门应严格执行会议费预算，严格控制预算规模，不得超预算和超标准开支会议费。
第六条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。
会议交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织代表考察、调研等发生的交通支出。
第七条 会议费实行综合定额控制，定额标准不超过550元/人天，其中住宿费340元/人天，伙食费130元/人天，其他费用80元/人天，各项费用之间可以调剂使用。
第八条 综合定额标准根据季节价格变动情况可提高20%。对于参会人数不多于30人的会议，其中外籍知名专家（来自不超过2个国家）和院士达到3人的，综合定额标准可提高20%。提高综合定额标准的会议须事前提供审批，审批时需提供相应说明及佐证材料，并经分管所领导同意后方可执行。
第九条 会议代表参加会议发生的城市间交通费原则上应由参会人员回原单位报销。特邀代表的城市间交通费、国际旅费，可作为差旅费报销，也可由会议主办单位在会议费中报销，报销总额不得突破会议预算。
第十条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。
第三章 举办会议程序与要求
第十一条 会议举办部门负责会议计划编制，会议计划应明确会议名称、时间地点、代表人数、会议天数、经费预算等。
第十二条 举办会议实行审批制度。行政管理类会议，由综合办公室负责对会议计划进行审批。科研业务类会议，由业务归口管理部门负责对会议计划进行审批。超过100人的大型会议，按会议类型由归口管理部门审批后，报分管所领导审批。
所内召开的人数不超过15人且总支出不超过一万元人民币的小型会议无需审批，向业务管理部门备案后执行。
第十三条 举办会议应优先安排在所内进行，无外地代表参加的会议原则上不安排住宿。研究所战略研讨、重大项目会议及承办的重要会议，需安排在外部召开并住宿的，应在会议计划中列明并报分管领导审批。
鼓励改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第十四条 会议举办部门应会同安全与保密部门制定安全与保密预案，确保参会人员安全，防止失、泄密事件发生。
第十五条 会议举办部门在会议结束后应及时办理报销手续。报销时应提供会议计划审批表、会议通知及会议开支范围内的原始单据明细、参会人员签到表和电子结算单等凭证。
第十六条 会议举办部门可委托经招标确定的会议服务供应商承办会议。
第十七条 会议费支付应严格遵守国库集中支付制度和公务卡管理制度，以银行转账或公务卡方式结算，一般不以现金方式结算。
第十八条 会议举办部门应将会议审批表复印件提交纪检监察部门备案，由纪检监察部门不定期在所内公示非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况。
第四章 纪律监督
第十九条 会议举办部门应规范会议活动的组织和经费报销的控制，确保会议活动内容真实，支付渠道及票据来源合法、完整。纪检监察办公室应对会议费管理和使用情况进行监督检查。
第二十条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。举办会议应严格执行会议用房标准，会议用餐不安排宴请，不上烟酒。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，不得到国务院明令禁止的风景名胜区召开会议；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁发放与会议业务内容无关的物品。
第二十一条 对在举办会议中存在有下列行为之一的，将追究相关人员的责任：
（1）计划外召开会议的；
（2）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（3）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（4）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（5）违规报销与会议无关费用的；
（6）其他违反本办法行为的。
第五章 附 则
第二十二条 研究所举办的国际性会议按中国科学院规定及国际惯例执行，研究所承办的行业会议参照同行业标准执行。
第二十三条 本办法如与国家和中科院相关规定相抵触的，按国家和中国科学院规定执行。
第二十四条 本办法自印发之日起执行，由综合办公室负责解释。原《中国科学院武汉物理与数学研究所会议管理暂行办法》（科物数字〔2014〕5号）同时废止。
